सामान्य कार्यसुचीबाट कसरी महत्वपूर्ण उपलब्धी ?

चरम उत्पादकत्व ः नतिजालाई बढवा दिनुस्, घण्टा घटाउनुस पुस्तकका लेखक तथा हावर्ड व्यवसाय स्कुलका सिनियर प्रध्यापक रोवर्ट सी पोजेन भन्न्नुहुन्छ, सामान्य कार्य तालिका पनि अत्याधिक उत्पादकत्व बृद्धि गर्ने औजार बन्न सक्छ । त्यसका लागि उहाँ केहि उपाय बताउनुहुन्छ  

१ सुत्नु अगाडि लेख्नुस् ः 

पोजेनका अनुसार सुत्नु अगाडि केहि समय (मिनेट) भोलीपल्ट गर्ने गतिविधि, कार्यको सूची बनाउँदा भोलीपल्ट विहान उत्कृष्ट नतिजा निकाल्न सकिन्छ । धेरै मानिसको लागि विहानको समय उच्च ऊर्जाको समय हो । यदि यस्तो समयमा पहिल्यै गर्ने गतिविधिको सूची हातमा भए पछि तपाई एक मिनेट पनि बर्वाद गर्नु हुने छैन । एक पछि अर्काे गर्ने कार्यको सूचीले तपाईको कार्य प्रगतिमा जादुको कार्य गर्ने छ । 

२ योग्य सामाग्री ः 

कार्य गर्ने सुचीमा दुईवटा कुरा हुन आवश्यक छ । यो कुनै महत्वपूर्ण हुनुपर्छ । कम आवश्यक कार्य, जुन नगर्दा पनि हुन्छ । नगर्दा हुने कार्य गरेर अनावश्यक व्यस्त हुनु भनेको उत्पादकत्वमा असर पार्नु हो । योग्य सामाग्री हुन जरुरी छ । आजै गर्नुनपर्ने कार्य पनि हामी आज गर्नुपर्ने सूचीमा राख्छौं । कतिले त्यो महत्वपूर्ण कार्य भनेर चिच्याउँछन्  तर अनावश्यक रुपमा त्यो कार्य गर्नका लागि बढी समय लाग्छ । यदि तपाईले तत्काल र जरुरी कार्य छनोट गर्नुभयो भने अर्काे दिन पनि त्यस्तै महत्वपूर्ण कार्यमा आफूलाई संलग्न गर्न सक्नुहुन्छ । जुन तपाई गर्न चाहानुहुन्छ । 

‘जब मान्छेले आफूलाई नियन्त्रण गर्न सक्दैन, उनीहरु दिनलाई निस्कृय बनाएर विताउँछन् । उनीहरु बैठक सम्मेलनमा जान्छन् । समाजिक संजालमा समय विताउँछन् । जब दिन सकिन्छ तब हेर्दा थाहा लाग्छ उनीहरुले के गरे भनेर । उनीहरुले अन्य व्यक्तिको प्राथमिकतामा प्रतिक्रिया दिए आफ्नो प्राथमिकताका लागि केहि गरेनन् ।’ उहाँ भन्नुहुन्छ । 

३ दिइएको अनुमानित समय 

चचिर्त टु डु लिस्ट एप रिमेम्बर दि मिल्कका सहमालिक ओमर किल्नी सिफारिस गर्दछन् कि पाँच मिनेट होस् वा दुई घण्टा काम सम्पन्न हुन कति समय लाग्छ भनेर अनुमानित समय तोकिनुपर्छ । जसका कारण एकत्रित समयमा कसरी कार्य पुरा हुन्छ भनेर देख्न सकिन्छ । तपाईले यो दिन कति कार्य भयो भनेर व्यवहारिक निर्णय लिन सक्नुहुन्छ । 

४ खण्ड खण्ड गरेर प्रयोग गर्ने

पोजेनले आफ्नो सुचीलाई दुई स्तम्भमा भाग लगाएका छन् । एउटा देव्रेपट्टी तिथीक्रम अनुसार सुची राख्ने जुन गर्न आवश्यक छ । जस्तै बैठक सम्मेलन, भेटघाटको समय । 

दाइनेपट्टी ः ती कार्यक्रम जस्तै योजना लिएर जाने, सम्बन्धित कुरामा केन्द्रित भएर छलफल गर्ने, प्राथमिकतालाई ध्यान दिने । जब कुनै कार्य समय सिमामा सम्पन्न भएन केहि विलम्ब भयो भने उनले आफ्नो सुची हेर्दथे र कुन कार्यलाई ट्रयाक गरेर समयलाई उपयोगी  बनाउन सकिन्छ भनेर निर्णय लिन्थे । 

५ हटाइएको विषयमा पुर्नमुल्यांकन गर्ने

किलानीको एप्सले कुनै कार्यलाई स्थगित गर्ने अनुमति दिन्छ । दिनको ट्रयाकलाई पनि स्थगित गर्न सक्छ । यदि तपाई लगातार कुनै महत्वपूर्र्ण कार्यमा ठक्कर खाइरहनु भएको छ भने यो किन भइरहेको छ भनेर हेर्नुपर्ने हुन्छ । कतै यो महत्वपूर्ण छैन कि वा तत्काल सम्पन्न गर्नुपर्ने हो कि यसलाई सम्पन गर्नका लागि अन्य केहि समस्या संम्बोधन गर्नुपर्ने पो छ कि या केहि गलत भइरहेको छ  कि भन्ने विषयमा  बुझ्ने र पुर्नमुल्यांकन गर्नुपर्छ । 

६ कार्यसुची सफल हुन्छन् ?

कहिलेकाही तपाईसँग टुडु लिस्ट हुँदा पनि कार्य सम्पन्न हुन कठिन हुन्छ । यसलाई स्वीकानुस् परम्परागत टु डु लिस्टको मुख्य समस्या भनेको प्राथमिकिकरणमा कजमोरी हुनु हो । 

कार्य सुची बनाउने तिन चरणको गतिबिधि छ जुन प्रभावकारी छ र गर्न योग्य छ । यहाँ एउटा कार्य सुची छ । यसलाई हेरौ । 

 वेभसाइडको अवस्थालाई हेर्ने मुल्र्याकन गर्ने

 सफलताको कथाका लागि सफल व्यक्तिसँग अन्तवार्ता लिने

 स्टाफसँग बैठक बस्ने

 मेल पठाउने, 

 म्यागेजिनको सम्पादकसँग भेट्ने

 समाचार सामाग्री सम्पदान गर्ने

यो लोभलाग्दो सुचीलाई लेख्न मन लाग्यो जुन सपिङको सुची जस्तो थियो । तर यो विवेकपूर्ण तरिका थिएन । यसलाई हेर्दा के पाइन्छ भने केहि समय संवेदनसिल हुन पर्छ । 

नयाँ प्राथमिकताका आधारमा माथिकै सुचीलाई फेरी यसरी व्यवस्था गरेर हेरौ त ।

 समाचार सामाग्री सम्पादन गर्ने

 सफलताको कथाका लागि सफल व्यक्तिसँग अन्तवार्ता लिने

 स्टाफसँग बैठक बस्ने

 म्यागेजिनको सम्पादकसँग भेट्ने

 मेल पठाउने, 

 वेभसाइडको अवस्थालाई हेर्ने मुल्र्याकन गर्ने

ध्यान दिनुस्, आम्दानीसँग प्रत्यक्ष प्रभाव पार्ने दुई कुरा पहिलो प्राथमिकतामा परे । त्यसपछि बौद्धिक चुनौतीको विषय आए त्यसपछि मात्र कम महत्वको कुरा आए । यो नयाँ सुचीबाट सुचीको आधा काम मात्र सम्पन्न भयो भने पनि मैले महत्वपूर्ण कार्य गरिसकेको हुनेछु । किनकि महत्वपूर्ण कार्य त गरिसकेको हुन्छ जसले राम्रो अंक ल्याउने छ । यदि तपाईले सम्बन्धित दिनमा कुनै पनि कार्य सम्पन्न गर्न सक्नुभएन भने के हुन्छ ?

कहिले काही हामी सुचीभन्दा फरक काममा व्यस्त हुन सक्छौं । ९९ प्रतिशत सुचीमा भएको कार्य सम्पन्न गर्न असमर्थन रहन्छौं । यसमा जस्तो व्यवस्थित सुची बनाएको भए पनि फरक पर्दैन । त्यो दिनमा कार्य सम्पन्न भएन भने के गर्ने ? सम्पन्न नभएका कार्यका लागि हामीसँग तीन विकल्प रहन्छ । 

क) रोल ओभर ः 

यदि केहि कार्य हिजो सम्पन्न गर्न सक्नुभएको छैन भने त्यो भोलीका सुचीमा समावेश गर्नुहुन्छ । होइन त । कहिलेकाही यो ठिक हुन्छ तर तपाई होशियार हुनुपर्छ । यदि तपाईले कार्यलाई धेरै दिनसम्म रोल ओभर गर्नुभइरहेको छ भने ट्वाइलेट पेपर रोलरमा रिफिल गरेझै हुन्छ । जुन प्रभावकारी हुँदैन । अत्याधिकमा एक वा दुई कार्यलाई मात्र पुन सुचीमा समावेश गर्ने प्रयास गर्नुस् । 

ख) प्रतिनिधित्व गराउने ः 

रोल ओभर गर्दा पनि केहि चिज गर्नुपर्ने बाँकी रहन्छ भने एक दुइ दिन त्यसलाई निरन्तर प्राथमिकतामा राख्न सकिरहनुभएको छैन भने यस्तो अवस्थामा त्यसका लागि अर्काे व्यक्तिलाई जिम्मेवारी दिनुपर्ने हुन्छ । 

ग) ड्रप इट(छोड्नुस्) ः 

यो मेरो गोप्य हतियार हो । कुनै कार्यलाई दिनैपिच्छे सुचीमा राख्दा राख्दै थाक्नुभएको छ, प्रतिनिधि चयनको राम्रो विकल्प पनि हुँदैन । त्यतिबेला बस छोडिदिने । त्यसपछि के गर्ने । त्यसलाई भुलिदिनु । 

घ) निष्ठुरी हुनु् ः 

सामान्य कार्यसचुी शक्तिशाली हुन्छन् । लामो कार्यसुची कमजोर हुन्छ । त्यसैले यस विषयमा निष्ठुरी भएर कार्यसुची बनाउन सक्नुपर्छ । 

तपाईले सुचीको प्राथमिकता गरेर आज गने कार्य अतिविशिष्ट बनाउन सकिन्छ । प्राथमिकताका सुचीलाई एक अर्काबिच द्वन्द्व गराउनुस् । त्यसपछि सुची काट्नुस् र तीनवटालाई प्राथमिकतामा राख्नुस् । 

किन भन्नु होला कारण व्यवहारिक र मनोवैज्ञानिक छ । यसलाई यसरी सोचौं एक दिनमा सातमध्ये तीन कार्य पुरा गर्न सक्नुभयो । तपाइको अर्काे सुची छ जसमा तीन कार्य समावेश छ तीनवटै सम्पन्न गर्नुभयो । यी दुई मध्ये महत्वपूर्ण कार्य दुवै सुचीबाट सम्पन्न हुन्छन् तर एउटा सुचीको परिणामले तपाईलाई सन्तुष्टि दिन सक्दैन अर्काले खुसी र आत्मविश्वास दिन्छ । त्यसैले यसमा ध्यान दिन जरुरी पनि छ ।